Recepcionista & Office Assistant

Over de functie

Voor een internationaal privécollege in Madrid zoeken wij een enthousiaste Receptionist & Office Assistant. Je bent het eerste aanspreekpunt voor families, leerlingen, bezoekers en leveranciers en draagt bij aan een soepele administratieve werking.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontvangen en begeleiden van families, leerlingen, bezoekers en externe partners.
• Beheren van de telefooncentrale en de algemene e‑mailbox van de school.
• Toegangscontrole, bezoekregistratie en naleving van veiligheidsprotocollen.
• Coördineren van de communicatie tussen ouders, docenten en verschillende afdelingen.
• Opvolgen van incidenten en administratieve verzoeken van leerlingen en families.
• Opstellen, redigeren en verwerken van administratieve documenten, certificaten en officiële correspondentie.
• Archiveren en up-to-date houden van fysieke en digitale dossiers.
• Ondersteunen van het directieteam, de toelatingsafdeling en andere afdelingen bij administratieve taken.
• Organiseren van excursies, schoolactiviteiten, evenementen en open dagen.
• Coördineren van leveranciers, transportbedrijven en andere samenwerkingspartners.
• Beheren van budgetten, inkoop, kantoorbenodigdheden en offertes.
• Voorbereiden van documentatie voor inspecties, audits en officiële instanties.

Gewenst profiel

• Eerdere ervaring in receptie, administratie of klantenservice.
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden en snel nieuwe software leren.

Vereiste vaardigheden

• Geavanceerd gebruik van Microsoft Word, Excel, Outlook en PowerPoint.

Wat wij bieden

• Vast contract bij een gerenommeerde onderwijsinstelling.
• Competitief salaris tussen €30.000 en €33.000 per jaar.
• Fulltime werkweek van maandag tot vrijdag, 08:30‑18:00.
• Stimulerende, multiculturele werkomgeving met doorgroeimogelijkheden.
• Vakantiedagen en secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de geldende wetgeving.