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وصف الوظيفة
Rejoignez Grafton Recruitment, cabinet de recrutement leader en Europe, pour le compte d’une société internationale de cosmétique et de beauté premium implantée à Barcelone. En tant qu’Office Manager, vous serez le pilier opérationnel de la filiale espagnole et assurerez le bon fonctionnement quotidien du bureau, tout en soutenant la direction et les équipes dans leurs projets stratégiques.
**Missions principales**
- **Gestion administrative et logistique** : accueil des visiteurs, gestion des appels, suivi de la maintenance du site, approvisionnement en fournitures de bureau et coordination des services généraux (téléphonie, nettoyage, sécurité).
- **Onboarding & IT** : prise en charge de l’arrivée des nouvelles recrues (création de comptes, accès aux outils, remise du matériel, organisation du véhicule de fonction). Vous serez le point de contact privilégié avec les prestataires IT, téléphonie et location.
- **Organisation de déplacements** : réservation de voyages, hébergements et transports, optimisation des frais de déplacement selon la politique interne.
- **Gestion financière** : suivi du budget de la zone, contrôle des dépenses, validation et traitement des factures fournisseurs, suivi des paiements, rapprochement bancaire et assistance à la paie (déclarations sociales, gestion des absences).
- **Administration du personnel** : gestion des entrées et sorties, suivi des contrats, coordination des assurances santé et des couvertures sociales, mise à jour des dossiers RH, veille juridique sur la législation du travail en Espagne.
- **Événementiel interne** : planification et animation de réunions commerciales, séminaires, team‑building et événements corporatifs, garantissant une communication fluide et une expérience mémorable pour les participants.
- **Reporting & amélioration continue** : production de rapports mensuels sur les indicateurs de performance (budget, dépenses, satisfaction des employés), proposition d’optimisations de processus et mise en place d’outils de suivi (ERP, SharePoint, Office 365).
**Profil recherché**
Vous justifiez d’au moins 3 à 5 ans d’expérience réussie dans un poste similaire au sein d’un environnement international. Vous avez une excellente maîtrise du français, de l’anglais et de l’espagnol, tant à l’oral qu’à l’écrit. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur financière et votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des systèmes de gestion (ERP, logiciels de comptabilité). Votre aisance relationnelle vous permet de travailler efficacement avec des équipes transverses et des fournisseurs externes.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI, basé à Barcelone, avec un environnement de travail moderne et dynamique.
- Un package salarial attractif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, tickets restaurant, transport).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein d’un groupe international.
- Un cadre de travail hybride limité à quelques jours de télétravail, tout en conservant la présence physique indispensable à la fonction d’Office Manager.
Si vous êtes motivé(e) par la perspective de contribuer à la réussite d’une marque de prestige et de jouer un rôle clé dans la vie quotidienne de la filiale, postulez dès maintenant et rejoignez une équipe passionnée et ambitieuse.
