HR assistant

Over de functie

Als HR assistant ondersteun je het HR- en operationele team van IES Abroad in Madrid. Je werkt nauw samen met de HR-directie en bent verantwoordelijk voor diverse personeels- en arbeidsgerelateerde processen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Coördineren en superviseren van het uitbestede loonproces.
• Administratief beheren van contracten, verlengingen, wijzigingen en beëindigingen, inclusief oproepcontracten en arbeidsdocumentatie.
• Beheren van administratieve gegevens van medewerkers en andere betrokken groepen.
• Controleren en afhandelen van arbeidsincidenten zoals ziekteverzuim, tijdelijke arbeidsongeschiktheid, verlof, contractwijzigingen en loonvariabelen.
• Ondersteunen van medewerkers bij administratieve, arbeids- en beloningsvragen.
• Volgen en controleren van werktijden, tijdregistratie en naleving van arbeidswetgeving.
• Beheren van vakanties, afwezigheden en tijdregistraties; monitoren van personeelsbudgetten en arbeidskosten.
• Opstellen van rapportages, dashboards en KPI’s voor de HR-afdeling.
• Uitvoeren en monitoren van het preventie- en veiligheidsplan, inclusief medische keuringen en noodprocedures.
• Ondersteunen van andere afdelingen (Selectie, Opleiding, Operaties, IT, Facilitaire diensten) bij personeelsgerelateerde zaken, leveranciersbeheer en evenementenorganisatie.

Gewenst profiel

• Minimaal een bachelordiploma (bij voorkeur in HR, arbeidsrecht of een verwante richting).
• Ten minste vier jaar relevante werkervaring in HR of personeelsadministratie.
• Ervaring met externe loonadministratie en contractbeheer.
• Kennis van Spaanse arbeidswetgeving en regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden.
• Sterke organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Spaans en bij voorkeur ook in het Engels.

Vereiste vaardigheden

• Beheersing van HR‑processen en administratieve procedures.
• Ervaring met tijdregistratie‑ en verlofsystemen.
• Bekendheid met rapportage‑ en analyse‑tools.
• Kennis van preventie‑ en veiligheidsvoorschriften.