Office Manager Administratief

Over de functie

Als Office Manager Administratief ben je de spil in ons kantoor aan de Passeig de Gràcia. Je ondersteunt het commerciële team en zorgt voor een soepel draaiende administratieve omgeving binnen een luxe vastgoedonderneming.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontvangen van bezoekers, beantwoorden van telefoongesprekken en beheren van de e‑mailbox.
• Openen en sluiten van het kantoor, coördineren van leveranciers en kantoorbenodigdheden.
• Afstemmen met externe partners zoals marketing‑bureaus, accountants en juridische adviseurs.
• Ondersteunen bij wervingsprocessen en talent‑attractie.
• Beheren van fysieke en digitale documenten, inclusief archivering.
• Opstellen, ontvangen en verwerken van facturen.
• Organiseren van vergaderingen, events en klantbijeenkomsten.
• Assisteren van het commerciële team en het management bij dagelijkse taken.
• Verbeteren en optimaliseren van administratieve processen.

Gewenst profiel

• Minimaal een MBO‑opleiding in administratie of een vergelijkbare richting.
• Vloeiend in Spaans en Catalaans; gevorderd Engels, bij voorkeur zakelijk niveau.
• Minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in de vastgoedsector.
• Ervaring met rollen als office manager, administratief coördinator, team‑ of executive assistant, recruiter of HR‑ondersteuner.
• Zelfstandige, proactieve werkhouding met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.
• Woonachtig in Barcelona of directe omgeving.

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Gmail en andere e‑mailclients.
• CRM‑systemen.
• Canva voor eenvoudige grafische ontwerpen.
• Social‑media tools voor interne communicatie.

Wat wij bieden

• Een vast contract met een competitief salaris (basis + variabele component).
• Werk in een dynamisch en professioneel team binnen de luxe vastgoedmarkt.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
• Moderne kantoorlocatie in het hart van Barcelona.