Administratief medewerker

Over de functie

Als administratief medewerker ondersteun je alle bedrijven binnen de groep bij hun dagelijkse administratieve processen. Je bent verantwoordelijk voor een correcte verwerking, organisatie en bewaring van zowel papieren als digitale documenten en fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe partijen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontvangen, classificeren en archiveren van facturen, leveringsbonnen, contracten en overige zakelijke documenten.
• Digitaliseren en elektronisch archiveren van administratieve en personeelsdocumenten.
• Controleren en opvolgen van openstaande facturen en leveringsbonnen.
• Beheren van fysieke en digitale dossiers van alle vennootschappen.
• Voorbereiden en invullen van standaardformulieren en documenten voor ondertekening.
• Telefonisch en persoonlijk contact: filteren van oproepen, ontvangen van bezoekers en doorverwijzen.
• Uitvoeren van externe opdrachten bij overheidsinstanties, leveranciers, banken en de boekhouding.
• Coördineren met externe accountants, adviseurs en leveranciers voor documentuitwisseling.
• Bestellen van kantoor- en administratieve materialen.
• Ondersteunen bij agenda‑ en afspraakplanning wanneer nodig.
• Verzamelen, controleren en verwerken van urenstaten van medewerkers.
• Downloaden van bankmutaties en voorbereiden van verkooprapportages voor de directie.

Gewenst profiel

• MBO‑niveau 2 of 4 in Administratie, Financiële administratie of een vergelijkbare richting.
• Bij voorkeur aanvullende opleiding in boekhouding of bedrijfskunde.
• Minimaal 1‑2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een multi‑bedrijf omgeving.
• Ervaring met documentbeheer en archiveringsprocessen.
• In het bezit van een geldig rijbewijs B voor externe opdrachten.

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Office, met name Excel (formules, filters, draaitabellen).
• Werken met scanners en digitale archiveringssystemen.
• Basiskennis arbeids‑ en handelsrecht.
• Eenvoudige boekhoudkundige taken: inboeken, factuurafstemming, rekeningoverzichten.
• Ervaring met SAGE 50 voor factuurinvoer en documentbeheer.
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig en discreet met vertrouwelijke informatie.