Executive Assistant voor de directie

Over de functie

Foodbox zoekt een gedreven Executive Assistant die de directie ondersteunt bij de dagelijkse organisatie en communicatie. Je bent de spil tussen het bestuur, medewerkers, leveranciers en externe bezoekers.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren en coördineren van de agenda's van de voorzitter en de directie.
• Organiseren van interne en externe vergaderingen, inclusief het opstellen van notulen en presentaties.
• Regelen van nationale en internationale reizen, inclusief boekingen van vluchten, treinen en hotels volgens het bedrijfsbeleid.
• Onderhouden van de database van de corporate travel agency en zorgen voor correcte facturatie.
• Voorbereiden van rapporten, documenten en executive presentaties.
• Beheren van de receptie, telefonische centrale en bezoekersontvangst.
• Controleren van de staat en beschikbaarheid van vergaderruimtes.
• Aanvragen van kantoorbenodigdheden en coördineren van externe serviceproviders (schoonmaak, catering, koeriers).
• Ondersteunen bij de organisatie van bedrijfs- en institutionele evenementen.

Gewenst profiel

• Organisatorisch sterk en proactief, met een scherp oog voor detail.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Spaans (en bij voorkeur Engels).
• In staat om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen.
• Flexibel en stressbestendig, met een oplossingsgerichte instelling.

Vereiste vaardigheden