Office Manager / Office Coordinator

Over de functie

Voor een gerenommeerd bedrijf met kantoren in Barcelona zoeken wij een Office Manager / Office Coordinator. In deze rol ben je het centrale aanspreekpunt voor de dagelijkse organisatie van het kantoor en ondersteun je het team bij administratieve taken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s, kantoorbenodigdheden en onderhoud.
• Organiseren van zakelijke reizen en afspraken.
• Beantwoorden van telefoongesprekken en ontvangen van bezoekers.
• Afhandelen van post, pakketten en koeriersdiensten.
• Invoeren en updaten van gegevens in het ERP‑systeem.
• Beheren van uitgaven, facturen en betalingen.
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen.
• Coördineren van leveranciers en contracten.
• Signaleren en oplossen van incidenten op kantoor.

Gewenst profiel

• Middelbare of hogere opleiding in secretariële of administratieve richting.
• Minimaal 2‑3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met algemene administratieve en ondersteunende taken.
• Goede beheersing van kantoorsoftware.
• Basiskennis van de Engelse taal.
• Organisatorisch, methodisch en gestructureerd werken.
• Planningsvermogen, flexibiliteit en proactieve houding.
• Zelfstandige werkstijl met sterke communicatieve vaardigheden.

Vereiste vaardigheden

• Gebruik van algemene kantoorsoftware (bijv. tekstverwerking, spreadsheets).
• Ervaring met ERP‑systemen voor data‑invoer en -beheer.

Wat wij bieden

• Een vaste, full‑time functie met een stabiel contract.
• Restaurant‑ticket als extra arbeidsvoorwaarde.
• Intensieve vrijdag‑werkdagen voor een betere werk‑privébalans.